Turno, raggruppamenti e assenteismo: come ridurre la "assenza" nelle ambulatori.

"No vino" è la frase più ripetuta in qualsiasi accettazione, e anche quella meno misurata con i numeri. Un appuntamento vuoto non è solo uno spazio vuoto nell'agenda: è il tempo del professionista che non viene fatturato e che, a meno che non venga colmato con un appuntamento aggiuntivo, non torna.

Quanto costa, in termini di valore, un "no vino"?

Per calcolare il costo dell'assenza, basta moltiplicare il costo della consulenza per il numero di turni persi al mese. Ad esempio, con una consulenza di $25.000 e 20 turni giornalieri:

I valori sono illustrativi, con un riferimento; il calcolo effettivo dipende dal tariffario di ciascuna specialità e dal fatto che il turno sia specifico o basato sulla copertura, dove l'assenza implica che la cassa malattia non paga nulla perché non vi è stata alcuna prestazione. Ciò che non cambia è la logica: ogni percentuale di assenza ridotta corrisponde a un aumento delle entrate senza aggiungere un solo turno alla programmazione.

Perché le persone si assentano da un appuntamento medico.

Prima di affrontare l'assenteismo, è necessario capire le ragioni che lo determinano. Le cause più comuni, in qualsiasi settore, si ripetono:

• Se è dimenticato/a. La ragione più frequente e più facile da risolvere: un promemoria tempestivo.
• Migliorò e non lo comunicò. Durante la kinesiologia e i controlli di routine, accadono molte cose.
• Non è stato possibile annullare in tempo. L'unico modo per annullare era chiamare durante l'orario di servizio.
• Prelevò il turno "per sicurezza". Si è trovato a operare in diversi luoghi contemporaneamente e ha scelto quello che gli era più conveniente, senza informare gli altri.

Strategie per ridurre il rifiuto del paziente senza causare disagio.

1. Notifica automatica, non una chiamata manuale. Un messaggio su WhatsApp o SMS inviato 24 o 2 ore prima dell'orario di lavoro può ridurre significativamente l'assenteismo dovuto alla dimenticanza, senza richiedere tempo per la ricezione.
2. Conferma con un clic. Chiedere al paziente di confermare l'appuntamento con un solo tocco, invece di dover chiamare, aumenta il tasso di conferma e offre la possibilità di reagire in caso di mancata conferma: questo slot può essere offerto ad un altro paziente prima della data dell'appuntamento.
3. Ritornando con consapevolezza, non per caso. Un turno extra ben pianificato compensa il vuoto creato dall'assenteismo storico di quel orario, rendendo prevedibile la necessità; programmarlo senza considerare questa cronologia è ciò che poi genera lunghe sale d'attesa nei giorni in cui, per una volta, tutti partecipano.
4. Lista d'attesa attiva. Quando qualcuno annulla con un preavviso, è meglio offrire quel posto alla persona che si trova in lista d'attesa, invece di lasciarlo vuoto fino al giorno successivo.
5. Definisci una politica di cancellazione solo quando è appropriato. Richiedere un anticipo riduce notevolmente l'assenteismo, ma può anche creare difficoltà nella prenotazione. È consigliabile prenotare per servizi o orari particolarmente richiesti, e comunicarlo in modo chiaro fin dal primo contatto.

Quali sono le condizioni necessarie perché questo funzioni?

Nessuna di queste strategie funziona efficacemente su un registro cartaceo o su un foglio di calcolo condiviso, perché tutte dipendono dalla disponibilità di un registro completo degli assenze per paziente e per fasce orarie, e di un sistema automatico per ricordare e confermare. Questo è il motivo per cui l'agenda unificata… DITAP Clinica Integra i promemoria e la conferma con il resto delle operazioni del centro, invece di lasciarli come un compito separato che dipende dal fatto che la reception si ricordi di inviare il messaggio.

L'obiettivo non è l'assenteismo zero.

Nessun studio riesce a raggiungere lo zero "nessuna prestazione", e cercare di imporre misure obbligatorie in tutti i casi potrebbe allontanare più appuntamenti di quanti ne vengano recuperati. L'obiettivo realistico è ridurre l'assenteismo in modo tale che l'agenda smetta di perdere entrate ogni mese a causa dello stesso motivo ripetuto, e utilizzare il sovrappuntamento come strumento misurato, non come una soluzione temporanea. Misurare un mese e confrontarlo con il mese successivo, dopo aver implementato alcune di queste strategie, è l'unico modo per capire se l'assenteismo sta effettivamente diminuendo o se sembra diminuire solo perché la reception riesce a gestire meglio quell'anno.